Googleカレンダーで1ヶ月を振り返る方法｜月間の時間配分を見直す

Googleカレンダーの月表示を見ると、忙しかった日や空いていた日は分かります。しかし、仕事、会議、勉強、運動、休息などに使った合計時間や、先月から増えた活動までは把握しにくいものです。

1ヶ月の振り返りで大切なのは、予定を眺めて終わることではありません。時間配分を確認し、来月のカレンダーを一つ変えることです。

この記事では、Googleカレンダーに残した予定と実績を使い、月末レビューを行う手順を紹介します。月別の合計を出すこと自体が目的のGoogleカレンダーの集計方法とは役割を分け、改善の判断に焦点を当てます。

1ヶ月を振り返ると分かること

今月もっとも時間を使った活動
先月より増えた・減った活動
成果や収益につながった時間
予定より長引きやすい作業
減らしたい時間と、来月先に確保したい時間

一日だけでは偶然に見える出来事も、1ヶ月でまとめると傾向として見えます。たとえば、月の後半に会議が集中していた、事務作業が毎週少しずつ増えていた、といった偏りです。

振り返る前に予定を実績へ整える

予定どおりに進まなかった日がある場合は、大きく違った予定だけでも実績へ近づけます。

実施しなかった予定を削除または別日へ移す
長引いた作業の終了時刻を直す
予定外の会議、移動、対応を追加する
「作業」「予定」だけの曖昧なタイトルを具体化する

すべてを分単位で正確に直す必要はありません。1時間以上のずれや、繰り返し発生した予定外対応から整えると、振り返りに必要な精度を確保しやすくなります。

Googleカレンダーで行う月末レビュー6ステップ

1. 月表示で繁忙日と空白日を見る

Googleカレンダーは、パソコンで日・週・月などの表示を切り替えられます。まず月表示にして、予定が集中した週、余白がなかった日、反対に予定を入れられたはずの空白を確認します。

2. 活動名をそろえる

「会議」「集中作業」「営業」「事務」「勉強」「運動」など、毎月比較したい活動の言葉を予定名にそろえます。「打合せ」と「MTG」のような表記揺れがある場合は、次月から一つに統一します。

3. 最も時間を使った活動を確認する

予定の件数ではなく、合計時間で見ます。30分の会議が10件ある場合と、5時間の制作作業が一回ある場合では、月の負荷が異なります。上位3項目を出すだけでも、今月の時間配分が分かります。

4. 先月から増減した活動を見る

増えた時間が意図したものかを確認します。新しい案件の制作時間が増えたなら計画どおりかもしれません。一方、修正や連絡だけが増えた場合は、進め方や合意範囲を見直す余地があります。

5. 成果につながった時間を選ぶ

長く使った時間が、そのまま価値の高い時間とは限りません。売上、納品、学習の到達、健康の維持など、自分が重視する成果につながった活動を一つ選びます。翌月も確保する価値がある時間です。

6. 来月のカレンダーを一つ変える

改善案は「会議を減らす」のような抽象的な目標ではなく、予定として実行できる形にします。

毎週火曜の午前を集中作業として先に確保する
メール対応を11時と16時の二回にまとめる
月末の最終営業日に30分の振り返りを入れる
休日を終日の予定として確保する

月末レビューで使えるチェックリスト

今月もっとも時間を使った活動は何か
先月より増えた時間は、意図した増加だったか
成果や収益に結び付いた活動は何か
予定外に増えた対応は何か
減らす、まとめる、やめる時間はあるか
来月、先に確保する時間は何か

すべてに答えなくても構いません。毎月同じ3〜4項目を確認すると、変化を追いやすくなります。

Googleカレンダーの月表示・時間の分析情報との違い

Googleカレンダーの月表示は、1ヶ月の予定を一覧するのに便利です。また、一部の職場・学校アカウントでは「時間の分析情報」で会議時間などを確認できます。

ただし、時間の分析情報は主に参加者のいる会議を対象とし、一人で行う制作、勉強、運動、家事などは同じ条件で集計されません。予定全体を活動別に振り返りたい場合は、予定名やカレンダーをそろえて別途集計する必要があります。

コトミルで1ヶ月の時間配分を確認する

コトミルでは、Googleカレンダーの期間を月初から月末までに指定し、予定全体の割合や、特定キーワードを含む活動の推移を確認できます。

振り返りたい月の初日から末日までを指定する
時間配分の割合から上位の活動を確認する
「会議」「制作」「運動」などのキーワードで推移を見る
前月も同じ条件で表示して増減を比べる
翌月に変える予定をGoogleカレンダーへ登録する

週ごとの改善を細かく回す場合は、Googleカレンダーで1週間を振り返る方法も参考にしてください。

振り返りを続けるコツ

月末レビューを詳細な報告書にすると続きにくくなります。「事実」「気づき」「来月変えること」を一行ずつ残すだけで十分です。

事実：会議が先月より6時間増えた。
気づき：午後の制作時間が細切れになった。
来月：水曜午後を会議なしの制作枠にする。

記録の正確さより、翌月の予定へ改善を反映することを優先します。

まとめ：月間の時間配分を、来月の予定へつなげる

Googleカレンダーで1ヶ月を振り返るときは、予定を実績へ整え、活動別の合計時間、前月からの増減、成果につながった時間を確認します。最後に、来月のカレンダーへ一つ具体的な変更を入れれば、振り返りが行動につながります。

コトミルを使うと、Googleカレンダーの1ヶ月分を期間・キーワード別に集計し、時間の割合や推移を確認できます。まずは今月もっとも時間を使った活動を一つ確かめ、来月増やしたい時間を先に予定へ入れてみてください。