Googleカレンダーで1週間を振り返る方法｜予定から時間の使い方を改善する

1週間の終わりにGoogleカレンダーを見返すと、「今週は何に時間を使ったのか」「来週は何を変えればよいのか」を考えやすくなります。予定を入れっぱなしにせず、短時間でも振り返る習慣を作ると、時間の使い方を少しずつ改善できます。

この記事では、Googleカレンダーで行う週次レビューの手順と、予定を次の1週間へ生かす方法を紹介します。

Googleカレンダーで1週間を振り返るメリット

日ごとの予定は細かく見えても、1週間をまとめて見ると初めて気づけることがあります。

週次レビューの目的は、反省点を増やすことではありません。実際に起きたことを確認し、次の週の予定を現実的にすることです。

週次レビューの前に、Googleカレンダーの予定を実際に近い状態へ整えます。すべてを細かく修正する必要はありませんが、大きく違った予定だけでも更新すると振り返りが役立ちます。

予定と実績の差は失敗ではなく、見積もりや予定の入れ方を改善するための情報です。

まずはGoogleカレンダーを週表示にして、予定が詰まっていた日、空白があった日、同じ種類の予定が集中した日を確認します。色分けしている場合は、見ただけで偏りをつかみやすくなります。

急な会議、連絡対応、修正、移動など、最初の予定にはなかった時間を探します。何度も発生する予定外対応があるなら、翌週からあらかじめ時間を確保したり、まとめて処理したりできないか考えます。

集中作業、勉強、運動、休息など、自分が増やしたい活動に時間を使えたかを確認します。できなかった場合は、空いた時間に入れようとするより、翌週のカレンダーへ先に予定として入れる方が実行しやすくなります。

予定名に「会議」「作業」「勉強」などの共通の言葉を入れている場合は、活動ごとの時間を確認します。予定の件数ではなく、合計時間で見ると、何が時間を占めていたかを判断しやすくなります。

振り返りの最後に、次の週のカレンダーで実行する変更を一つだけ決めます。例えば「火曜と木曜の午前は会議を入れない」「金曜に30分だけ事務処理の時間を確保する」「日曜は予定を入れず休む」といった、予定に反映できる行動にします。

すべての質問に答える必要はありません。自分にとって役立つ問いを2〜3個選び、毎週同じ形で続けると変化を追いやすくなります。

予定が多い週は、カレンダーを眺めるだけで時間の合計を把握するのは難しくなります。コトミルはGoogleカレンダーと連携し、指定した1週間の予定を集計して、時間の割合やキーワードごとの推移を確認できます。

例えば「会議」「作業」「勉強」などで予定を記録しておけば、週の終わりに活動別の時間を見える化できます。前週と比べることで、会議が増えた、集中作業を確保できたといった変化にも気づけます。

週次レビューは長時間かける必要はありません。週末や週の始まりに10〜15分を確保し、同じ順番でカレンダーを見るだけでも十分です。

振り返りの内容をメモに残す場合も、長文にする必要はありません。「会議が多かった。火曜午前は集中作業を先に確保する」のように、一行で十分です。

Googleカレンダーで1週間を振り返ると、予定と実績の差、時間の偏り、確保したかった時間が見えてきます。週表示で全体を確認し、活動ごとの時間を見て、翌週に変えることを一つ予定へ反映するのが基本です。

コトミルを使えば、Googleカレンダーの1週間分の予定を集計し、時間配分をより分かりやすく確認できます。まずは次の週末に10分だけ、カレンダーを振り返る時間を作ってみてください。