シフト制の時間管理をGoogleカレンダーで行う方法｜勤務・休み・私用予定を整理する

シフト制では、勤務日や勤務時間が月ごとに変わるため、仕事以外の予定を決めにくくなりがちです。勤務予定をGoogleカレンダーにまとめ、休みや私用予定と重ねて見ると、予定の衝突や使える時間を把握しやすくなります。

この記事では、早番・遅番・夜勤・休みをGoogleカレンダーで整理し、月末に時間の使い方を振り返る方法を紹介します。勤務時間そのものを集計したい場合は、シフト勤務の時間を月ごとに集計する方法を参考にしてください。

最初に管理する予定を決める

カレンダーに細かく書きすぎると続きません。まずは、生活に影響する予定を4種類に分けます。

勤務先が提供する勤怠・シフト提出の仕組みを置き換える必要はありません。ここでは、自分の予定を把握し、生活の予定と重ならないようにするためにGoogleカレンダーを使います。

勤務が決まったら、日付と開始・終了時刻を予定として登録します。予定名は、勤務の種類が一目で分かる形にそろえます。

色分けは早番・遅番・夜勤・休みの4色程度で十分です。予定名の最初に「勤務」を置くと、後から勤務だけを探したり集計したりしやすくなります。

勤務予定だけを見ていると、移動、買い物、通院、勉強などを入れすぎることがあります。仕事と私用の予定を同じカレンダー画面で確認すると、睡眠や移動の時間を残しながら予定を組みやすくなります。

特に遅番や夜勤の前後は、予定の間に余白を入れましょう。「空いている時間」すべてを予定で埋めるのではなく、次の勤務に備える時間も予定として扱うと、予定が崩れにくくなります。

月が終わったら、カレンダーを見ながら次のような点を確認します。

記録を責めるために使うのではなく、勤務が変わっても生活を組み立てやすくするために使います。翌月のシフトが出たら、最初に休みや夜勤の前後を確認し、大切な予定を先に置きましょう。

コトミルでは、Googleカレンダーの予定を期間別・キーワード別に集計できます。「勤務」「夜勤」「休み」など予定名をそろえておけば、勤務時間の割合や月ごとの変化を振り返れます。

予定表を眺めるだけでは気づきにくい勤務の偏りも、時間の合計や推移で見ると確認しやすくなります。勤務時間の集計方法はシフト勤務の時間を月ごとに集計する方法で詳しく解説しています。

シフト制の時間管理では、勤務予定だけでなく、休みと私用予定を同じカレンダーで見られる状態にすることが大切です。早番・遅番・夜勤・休みを同じルールで記録し、月末に無理のあった週を振り返って、翌月の予定へ生かしてください。