案件やプロジェクトが複数あると、「どの仕事に何時間かかったのか」「見積もりより時間がかかった工程はどこか」を把握するのが難しくなります。
普段使っているGoogleカレンダーに作業時間を残せば、カレンダーを予定表として使いながら、案件別・工程別の実績工数も記録できます。新しい入力画面を増やさずに始められるのが利点です。
この記事では、Googleカレンダーで工数管理を始めるための予定名のルール、案件・工程・請求対象別の集計方法、振り返りで活かすポイントを紹介します。
工数管理とは
工数管理とは、ある仕事やプロジェクトに対して、誰が・どの作業に・どれくらい時間を使ったかを記録し、計画と実績を確認することです。個人で行う場合も、案件ごとの時間を把握することで、見積もりや仕事の進め方を改善しやすくなります。
Googleカレンダーで工数管理をすると、次のような情報を確認できます。
- 案件・プロジェクトごとの合計作業時間
- 設計、制作、開発、確認、打ち合わせなど工程ごとの時間
- 請求対象の時間と、営業・事務などの非請求時間
- 予定していた工数と、実際にかかった工数の差
特に固定報酬の案件では、実績工数を残しておくと、次回の見積もりで「似た案件に前回は何時間かかったか」を確認できます。
Googleカレンダーで工数管理するための準備
工数管理で重要なのは、予定名から案件と作業の種類を判別できることです。おすすめは、案件名 | 工程 | 作業内容の順にそろえる方法です。
- 案件A | 設計 | 画面構成の作成
- 案件A | 開発 | 検索機能の実装
- 案件A | 会議 | 週次定例
- 案件B | 制作 | バナー作成
- 自社 | 営業 | 提案書の作成
区切り記号は「|」でなくても構いません。大切なのは、毎回同じ順序で名前を付けることです。案件名が同じ表記になっていれば案件別に集計でき、工程名もそろっていれば「開発に時間がかかっている」のように分析できます。
実績工数を残す方法
計画用の予定を入れるだけでは、実績工数は分かりません。作業が終わったら、予定の開始時刻・終了時刻と内容を確認し、実際に行った作業へ近づけます。
- 作業前に、案件名と工程を含む予定をGoogleカレンダーへ登録する
- 作業の終了後、実際の開始・終了時刻へ必要に応じて修正する
- 途中で別の案件へ切り替えた場合は、予定を分ける
- 予定外の対応も、案件名と工程を付けて後から記録する
30分程度のずれを毎回気にするより、案件や工程をまたいだ作業を一つの予定にまとめないことの方が重要です。工数を振り返る目的は、正確な勤怠管理ではなく、どこに時間を使っているかを改善に役立てることです。
請求対象・非請求の時間も分けて記録する
案件の収益性を考えるなら、納品作業だけでなく、提案、打ち合わせ、調査、請求書作成などの時間も見えるようにします。例えば予定名へ「請求対象」または「非請求」を入れる方法があります。
- 案件A | 請求対象 | 開発
- 案件A | 非請求 | 要件確認
- 自社 | 非請求 | 営業
- 自社 | 非請求 | 経理
非請求時間は無駄という意味ではありません。必要な時間を含めて把握することで、実質的な時間単価を見直したり、見積もりに含めるべき作業を判断したりできます。
案件別・工程別に工数を集計する
1週間または1か月の区切りで、案件名と工程名をもとに集計します。まず確認したいのは、案件ごとの合計時間です。その後、時間が多かった案件について工程別に見ていくと、見積もりとの差や改善点を見つけやすくなります。
案件別に見るポイント
- 見積もり工数に対して、実績工数はどの程度だったか
- 打ち合わせや修正対応が想定以上に増えていないか
- 請求対象外の時間が多くなっていないか
- 次回、見積もりや進め方を変えるべき箇所はあるか
工程別に見るポイント
- 設計・準備不足が後工程の手戻りにつながっていないか
- 確認や修正に時間が集中していないか
- 会議が多すぎて、制作・開発の時間を圧迫していないか
- 繰り返し発生する作業をまとめたり、手順化したりできないか
工数を数字で見ると、単に「忙しかった」で終わらせず、具体的に何を変えるかを決めやすくなります。
コトミルでGoogleカレンダーの工数を見える化する
Googleカレンダーの予定を手で集計すると、案件が増えるほど負担が大きくなります。コトミルならGoogleカレンダーと連携し、指定した期間の予定を集計して、時間の割合やキーワードごとの推移を確認できます。
工数管理では、予定名に入れた「案件A」「開発」「請求対象」などのキーワードを使い、確認したい予定を絞り込めます。
- 案件名で集計し、案件ごとの実績工数を確認する
- 工程名で集計し、設計・開発・会議などの時間配分を見る
- 請求対象・非請求で集計し、売上に直結しない時間を把握する
- 月ごとの推移を見て、案件量や工程の変化を振り返る
案件別の働き方をより詳しく確認したいフリーランスの方は、フリーランスの稼働時間を管理する方法も参考にしてください。
Googleカレンダーで工数管理するときの注意点
分類を細かくしすぎない
分類が多すぎると、予定を登録するたびに迷ってしまいます。最初は「案件名」と「工程」の2つで十分です。請求区分など、本当に振り返りたい項目だけ後から加えましょう。
複数案件を一つの予定に混ぜない
同じ時間帯に少しずつ複数案件を進めた場合でも、案件ごとに予定を分けて残すと実績工数を追いやすくなります。後から修正する手間を減らすため、切り替えた時点で予定を分ける習慣を作るのがおすすめです。
勤怠管理・請求の正式記録とは分けて考える
Googleカレンダーでの記録は、個人や小規模チームが時間の使い方を振り返るのに向いています。一方で、法的な勤怠管理や請求の根拠として求められる要件がある場合は、必要な承認・保存機能を持つ専用システムも併用してください。
まとめ：Googleカレンダーを工数管理に活用しよう
Googleカレンダーで工数管理を始めるには、案件名と工程が分かる予定を登録し、作業後に実際の時間へ整えることから始めます。案件別・工程別・請求区分別に集計すれば、見積もりや仕事の進め方を見直すための実績データになります。
コトミルを使えば、Googleカレンダーに残した予定をキーワード・期間ごとに集計し、実績工数の割合や推移を見える化できます。まずは現在進行中の一案件から、同じルールで作業時間を記録してみてください。
何に時間を使っているか、
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