Googleカレンダーの予定をカテゴリー別に集計する方法｜時間配分を見える化

Googleカレンダーに予定を入れていると、「会議に使った時間はどのくらいか」「勉強と仕事の割合はどうなっているか」を知りたくなることがあります。予定をカテゴリー別に集計すると、カレンダー全体を見ただけでは分からない時間配分を確認できます。

この記事では、Googleカレンダーの予定をカテゴリー別に整理する方法、集計しやすい記録ルール、コトミルでカテゴリーごとの時間を見える化する方法を紹介します。

予定をカテゴリー別に集計すると分かること

カテゴリー別の集計は、予定の件数ではなく、実際に使った時間の偏りを見るための方法です。例えば、次のようなことを確認できます。

予定が同じ件数でも、30分の会議と2時間の会議では時間への影響が異なります。時間で集計すると、何を減らすべきか、何を増やしたいかを考えやすくなります。

カテゴリーの分け方は一つではありません。目的に合わせて、次の方法を単独または組み合わせて使います。

もっとも柔軟なのは、予定名の先頭にカテゴリーを入れる方法です。

キーワードで予定を探したり、同じ言葉を含む予定を集計したりしやすい方法です。一つのカレンダーで複数の活動を管理したい場合に向いています。

仕事用、個人用、家族用など、Googleカレンダー自体を分ける方法もあります。予定の表示・非表示を切り替えやすく、共有相手が異なる予定を管理する場合に便利です。

ただし、同じ活動でも複数のカレンダーにまたがると、時間配分を横断して見にくくなることがあります。集計を目的にする場合は、カレンダー名にも分かりやすいルールを付けましょう。

色はカレンダーを一目で見やすくするのに役立ちます。例えば、会議は緑、集中作業は青、勉強は紫、休息は黄色のように決めます。

ただし色だけで分類すると、後から検索・集計する際に扱いにくい場合があります。見た目のための色と、集計のための予定名を組み合わせるのがおすすめです。

良いカテゴリーは、細かいものではなく、振り返りのあとに行動を決められるものです。まずは4〜6個程度に絞りましょう。

仕事中心なら、次のような分類が使えます。

生活全体を振り返るなら、「仕事」「家事」「家族」「運動」「休息」「趣味」といった分類が分かりやすいでしょう。迷う予定が多い場合は、分類を増やす前に、どの違いを見て何を変えたいのかを考えます。

Googleカレンダーの予定を1件ずつ確認してカテゴリーごとの時間を足すのは、予定が多いほど大変になります。コトミルでは、Googleカレンダーと連携し、指定期間の予定を集計して時間の割合を確認できます。

予定名に「会議」「勉強」「運動」など共通のキーワードを入れておけば、カテゴリーごとに絞り込んで時間の推移を確認できます。例えば「会議」の予定だけを集計し、先月より増えていないかを見るといった使い方ができます。

Googleカレンダー全体の基本的な集計方法は、Googleカレンダーを集計する方法も参考にしてください。

集計した結果を見たら、一つだけ次の予定を変えます。

カテゴリー別の集計は、時間を厳しく管理するためではありません。自分が大切にしたい活動へ時間を配分できるように、予定の入れ方を少しずつ整えるために使います。

Googleカレンダーの予定をカテゴリー別に集計すると、会議、作業、勉強、休息などへの時間配分が見えてきます。予定名に共通のカテゴリーを入れ、必要に応じてカレンダーや色を使い分けると、記録を続けやすくなります。

コトミルを使えば、Googleカレンダーの予定を期間・キーワードごとに集計し、カテゴリー別の時間と変化を見える化できます。まずは見直したい4つ程度のカテゴリーから始めてみてください。