【仕事時間のムダを発見🔍】カレンダー使い方のコツと活動時間を可視化する方法

何も考えずに仕事をこなしている場合には、ムダな、非効率な時間の使い方をしているかもしれません。

時間のムダを見つけて改善していけば、より充実した時間を過ごすことができるでしょう。

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１.活動時間をカレンダーに記録する📝

時間の使い方を把握するためにはまず、日々の活動をGoogleカレンダーなどに記録するのが良いでしょう。

ただ闇雲にスケジュールをつけていくと振り返りが難しくなるので、活動内容のジャンルなどをある程度決めておいてスケジュール名を統一すると振り返りやすくなります。

例えば以下のような活動が考えられるでしょう。

1. 会議・打ち合わせ

定例会議（週次・月次）
プロジェクト進捗会議
1on1（上司・部下との面談）
社外打ち合わせ（取引先、顧客との商談）

2. 個人作業

資料作成（提案書、報告書、会議資料など）
分析・企画（データ整理、戦略立案）
調査・情報収集

3. 問い合わせ対応（電話・メール）

4. 雑務・その他

書類整理・経費精算
システム入力作業
社内イベント参加

5. 移動

出張移動（電車・飛行機）
営業訪問の移動

初めから細かい内容を記録しようとすると大変で続かないので、まずは「会議」「個人作業」「問い合わせ対応」「移動」などの大きな数種類のジャンルでスケジュールを記録しているのがおすすめです。

またカレンダーアプリにはスケジュールに色がつけられるので、例えば、会議や打ち合わせは黄色、個人作業は青色、のように色をつけておくと視覚的に分類できて見やすくなります。

２.コトミルで活動時間を可視化📊

日頃の活動をカレンダーに付けたら、カレンダー分析ウェブアプリの「Kotomil（コトミル）」でGoogleカレンダーを連携させて、グラフやデータで可視化します。

2-1.期間で集計

例えば、期間を「今週」で分析すると以下のような結果が表示されます。

「資料作成」や「移動」に時間を費やしていることが円グラフやランキング項目で一目でわかります。

この情報から、「問い合わせ対応に注力したいので、時間がかかり過ぎている資料作成は他の人に分担するようにしよう」といった改善案を見出すことができます。

また他にも、

全作業の合計時間
各項目の平均時間
スケジュールの数

なども確認することができ、前期（上記の例の場合は先週）との比較情報も表示できます。

2-2.キーワードで集計

また、キーワードを指定すれば例えば、「問い合わせ対応」の推移結果をみることができます。

「今月は問い合わせ対応を頑張りたいんだけど、後半の週はあまりできてなかった。原因は〇〇の作業が増えていたからかも。」といったように、推移の情報を見ることで頑張り具合などを読み取ることができます。

「移動時間」や「資料作成」「会議」など個々の活動を分析することで、より詳細な傾向を把握できます。

３.仕事に限らず…

ここまで紹介してきた方法は仕事に限らずプライベート時間などの把握・分析にももちろん使えます！

1.健康・運動

ワークアウト、ジム
ジョギング・ウォーキング
ヨガ・ストレッチ
通院

2.趣味・娯楽

映画・ドラマ鑑賞
ゲーム
釣り・キャンプなどのアウトドア
楽器・絵画・創作活動
推し活

3.学び・自己成長

語学学習（英会話、アプリ学習）
資格勉強
読書
オンライン講座・セミナー参加

4.休養・リフレッシュ

睡眠
昼寝
カフェ、ランチ
温泉・サウナ

5.家族・人間関係

子どもの送り迎え
学校行事（参観日、運動会など）
家族との食事・団らん
友人との食事・飲み会

まずは、よく行うスケジュールから気軽にカレンダーに登録してみてください。

半年後には、残業が減って趣味や学びの時間が増えているかもしれません。